Wir erweitern dazu den Importprozess der AirPlus LARS-Datei im SAP Finance.
Die Kreditkartentransaktionen in der LARS-Datei werden dann analog der AirPlus-Rechnung direkt in den Aufwand gebucht, sodass die Vorsteuer gemäß der AirPlus-Rechnung geltend gemacht werden kann.
Nach dem Import der LARS-Datei werden die einzelnen Kreditkartentransaktionen gefiltert und aggregiert. So werden beispielsweise die 5 Kreditkartentransaktionen einer Zugfahrt mit Hin- und Rückfahrt nebst zugehörigen Reservierungen und Servicegebühr zu nur einem einziger Beleg für den Mitarbeiter zusammengefasst. Ihm wird der entsprechende Beleg als e-Beleg in Concur bereitgestellt. Der e-Beleg ist zusätzlich um weitere Kontextinformationen wie Reisedatum und Reisestrecke angereichert und ersetzt damit den CDF3-Kreditkartenfeed in Concur. Der Mitarbeiter sollte so in Concur sehr einfach die Zuordnung zur richtigen Reise vornehmen können.
Bei der Buchung des Expense Reports im SAP Finance mittels nativer Integration greift dann eine weitere Komponente unseres AddOns. Der e-Beleg wird in die einzelnen Transaktionen aus der LARS-Datei expandiert. Dabei kann auch die Steuerinformation aus der LARS-Datei mit übernommen werden. Erzeugt wird mit der Buchung eine Umbuchung auf das korrekte Sachkonto zusammen mit der korrekten Kontierung. Im SAP Finance sind dann alle Daten einer Kreditkartentransaktion vorhanden. Es ist bekannt,
Basierend auf diesen Informationen können eMail Erinnerungen an die Mitarbeiter versendet werden, wenn nach erfolgter Reise die entsprechende Abrechnung noch nicht durchgeführt worden ist.
Diese Lösung stellt sicher, dass alle internen Teilnehmer einer über Concur erfassten Bewirtung bzgl. der Versteuerung in der Payroll korrekt behandelt werden. Es werden ggf. Sachbezugswerte erzeugt oder Abzüge für Mahlzeitengestellung korrigiert. Reicht ein Teilnehmer rückwirkend eine Reise ein, so wird ein in Abzug gebrachter Sachbezugswert automatisch zurückgenommen. Dieser ist dann durch eine Kürzung der Verpflegungspauschale zu ersetzen. Idealerweise wurde alles korrekt erfasst. Wurde eine Mahlzeitengestellung vergessen anzugeben, so wird in der Payroll die entsprechende Korrektur vorgenommen.
Diese Lösung integriert sich vollständig in den Concur-Workflow und gleicht den Inhalt der Belegbilder mit den erfassten Daten im Expense Item ab. Wird z.B. der angegebene Betrag oder die Firmenanschrift auf dem Belegbild nicht gefunden, so wird diese Information als Prüfhinweis an den Processor weitergegeben.
Da dieses AddOn in ABAP programmiert ist, stellen die oben genanntenPrüfungen nur Beispiele für das dar, was wirklich möglich ist. Solange die Daten in Concur verfügbar sind, können sie beliebig verknüpft und plausibilisiert werden (insbesondere auch mit dem Ergebnis der Belegbildanalyse). Wird das AddOn auf dem SAP HCM System ausgeführt, so können sogar Daten aus dem Personalstamm mit in die Prüfungen einfließen.
Zählen Sie zu den Unternehmen, für die die 3-Monats-Regel unverzichtbar ist?
Möchten Sie auf die Berechnung Einfluss nehmen, indem Sie z.B. Zieladressen fehlertolerant abgleichen, ein übersichtliches Berechnungsprotokoll bekommen und ggf. auch nachträglich Adressen korrigieren?
Dann wird Ihnen dieses AddOn eine große Hilfe sein. Hier findet die Berechnung der Steuerpflicht in der SAP HCM Gehaltsabrechnung statt. Sie können frei definieren, was bei einer festgestellten Steuerpflicht passieren soll. So können z.B. für gewährte Mahlzeiten an diesen Tagen automatisch Sachbezugswerte erzeugt werden.
Mit Hilfe des Obligo-AddOn können aus einem Concur Request Obligo-Buchungen in der SAP Finanzbuchhaltung bzw.im Haushaltsmanagement erzeugt werden. Erreicht wird dies durch einen SAP Report, der regelmäßig die neuen Concur Requests abfragt und die Obligo-Buchung dazu erzeugt. Sollte nicht ausreichend Budget vorhanden sein, so wird der Concur Request mit einem entsprechenden Kommentar an den Mitarbeiter zurückgeschickt. Dem Concur Request wird dann in Concur ein Concur Expense Report mit den tatsächlichen Reisekosten zugeordnet. Wird dieser gebucht, so wird vorher das Obligo aufgelöst.
Soll Ihre Concur Instanz sowohl an SAP Finance als auch an non-SAP Finance Systeme angebunden werden, so haben wir eine Lösung entwickelt, die die Konfiguration in Concur einfach hält und bei späteren Änderungen in der Infrastruktur (ein Buchungskreis zieht in SAP Finance um) in Concur keinerlei Anpassungen notwendig machen und somit die Konfiguration stabil hält.