Ich habe festgestellt, dass das Reporting in Concur manchmal nicht besonders intuitiv ist. Hier finden Sie ein paar Tipps zum Umgang mit Concur Intelligence.
1. Um das Reporting für Reisekostenabrechnungen in Concur nutzen zu können, brauchen Sie entweder eine entsprechende Rolle (Cognos Consumer, Cognos Business-Autor, or Cognos Professional-Autor) oder Sie sind in den Benutzerdaten einiger Mitarbeiter als BI-Manager zugeordnet. Als BI-Manager reporten Sie über Ihren Verantwortungsbereich, als Cognos-Benutzer haben Sie Zugriff auf alle Concur-User. Sie erhalten dann einen oder zwei Menüeinträge.
2. Wenn die Selektionsfelder und Listen leer sind, kann das an der Spracheinstellung liegen. Das Reporting ist auf die konfigurierte Sprache beschränkt. Welche das ist, kann man beim Support erfragen. Bei uns war die Reportingsprache Englisch eingestellt, aber an meinem User in Intelligence war Deutsch hinterlegt. Damit war nichts zum Auswerten da. Erst als ich die Sprache geändert und mich noch einmal neu angemeldet habe, waren die Selektionsfelder mit Werten gefüllt. Bitte beachten Sie, dass es einen Unterschied macht, ob Sie in der Auswahlliste Deutsch, Deutsch (Deutschland), Deutsch (Schweiz) etc. auswählen. „Nur“ Deutsch ist ggf. nicht das Richtige – abhängig von der Konfiguration Ihres Systems.
3. Nur Selektionsfelder mit roter Markierung sind Mussfelder. Das heißt, in diesem Beispiel kann das Feld für die Mitarbeiterselektion leer bleiben. Will man alle Mitarbeiter selektieren, dann drückt man direkt auf den Button „Fertigstellen“. Es ist nicht möglich, alle Mitarbeiter über das Suchfeld in die Auswahlfelder zu bekommen:
4. Reports, die auf Abrechnungsdaten basieren, wie z.B. die Market Specific Reports, können nur abgerechnete / freigegebene Daten auswerten. Nach der Freigabe einer Reise zur Buchung / Auszahlung dauert es bis zur Extraktion der Daten in das SAE File oder bis zur Übertragung in das FI-System, bis die Daten in der Auswertung erscheinen. Oft erkennt man an der Bezeichnung des Selektions-Datums (z.B. „Datum zur Übermittlung der Zahlung“), welchen Status die Daten haben müssen, um in den Report einzufliessen.
5. Eine Beschreibung aller in Analysis / Intelligence angebotenen Standard-Reports findet man unter Concur Support > Technical Documentation > Analysis / Intelligence (All Guides) > Samples of Reports by Folder.
6. Standardreports kann man in den eigenen Ordner kopieren und mit Hilfe des Report Studios anpassen, z.B. weitere Selektionsfelder (z.B. aus der Organisationsstruktur) aufnehmen oder die Listen entsprechend anpassen.
Wenn Sie Unterstützung beim Aufbau Ihres Concur Reportings benötigen, helfen wir Ihnen gern (kontakt@iprocon.de).
