Der Abrechnungsprozess wird in den meisten Unternehmen, die mit SAP arbeiten, in digitaler Form wie in Exceltabellen oder Worddateien dokumentiert. Zu Beginn der Abrechnung werden diese ausgedruckt oder digital aufgerufen, damit kein Schritt vergessen wird. Wichtige Informationen für Folgeprogramme, zu der diverse TemSe-Nummern oder Ausführungslaufnummern zählen, werden notiert. Andere Anwender benutzen alternativ die „alte“ HR-Prozess-Workbench (oder auch „Abrechnungsprozessmanager“ genannt), um Ihren Abrechnungsprozess abzubilden.
Wir nehmen Sie mit auf eine Reise in ein neues Zeitalter der Abrechnung mit dem PayrollControlCenter (PCC).
Das PayrollControlCenter ist eine webbasierte Anwendung, mit dem Sie in der Lage sind, den vollständigen Abrechnungsprozess im SAP-System abzubilden, Testabrechnungsergebnisse auf Grundlage von transparenten Tabellen zu erstellen, Leistungskennzahlen ermitteln zu lassen sowie kundeneigene Prüfungen auszuführen und daraus resultierende Fehler an Sachbearbeiter zur Bearbeitung zu übergeben.
Seit der Erstauslieferung mit dem HR Renewal 2.0 (Feature Pack 1) wurde das PayrollControlCenter dauerhaft erweitert und verbessert. Mit den Versionen Feature Pack 1 und Feature Pack 2 war der Abrechnungsprozess mit sehr vielen Klicks verbunden. In diesen Versionen war keine Automatisierung vorgesehen. Wir beziehen uns hier nur auf die Feature Packs 3 und 4, welche die aktuellen und benutzerfreundlicheren Oberflächen und Features ausliefern. Nennenswerte Verbesserungen sind unter anderem weniger Klicks und ein Fehlermanagement.
Um das PayrollControlCenter nutzen zu können, benötigen Sie mindestens die Komponenten SAP_HR und EA-HR mit dem Releasestand 608. Darüber hinaus muss Ihr System soweit konfiguriert sein, dass UI5-Services konsumiert werden können, da die Oberflächen des PCC mit UI5 realisiert wurden.
Abrechnungsergebnisse in transparenten Tabellen und simulierte Abrechnungsergebnisse
Um alle Funktionalitäten des PayrollControlCenters nutzen zu können, müssen die Abrechnungsergebnisse in Ihrer bisherigen Form – den Clustertabellen – in eine der regulären Formen der Speicherung konvertiert werden: transparente Datenbanktabellen. Damit wird es möglich, simulierte Abrechnungsergebnisse auszuwerten. Kundeneigene Programme müssen für die Auswertung von Daten aus der Abrechnung nicht mehr über die Funktionsbausteine für die Abrechnungscluster verfügen, sondern können bequem über transparente Tabellen über SQL-Statements auf die (Test-) Ergebnisse zugreifen. Diese Funktionalität wird im PayrollControlCenter nur für Reportingzwecke genutzt. Die Möglichkeit auf Testabrechnungsergebnisse zuzugreifen und diese auszuwerten wurde in SAP-Standardprogrammen noch nicht implementiert. Folglich müssen kundeneigene Programme diese Aufgabe übernehmen, sofern man Testabrechnungsergebnisse nutzen möchte.
Das System führt Sie durch die Abrechnung
Die webbasierte Oberfläche des PayrolControlCenters führt Sie durch die Abrechnung. Angefangen von dem Öffnen des Abrechnungskreises, bis hin zum Vermerken von Ausführungslaufnummern oder sogar dem Drucken der Entgeltnachweise. Das Programm übernimmt das Aufrufen von Reports, Hinterlegen der Selektionsparameter und das Ausführen des Reports. Sie müssen den Schritt nur starten, die Ausführung abwarten, das Protokoll überprüfen und den Schritt bestätigen.
Seit dem Feature Pack 3 ist es möglich, dass Prozessschritte automatisch gestartet und anhand dessen Ergebnis bestätigt werden. Möglich wird dies durch die Integration der HR Workbench-Funktionsbausteine, die in sämtlichen SAP-Standard-Programmen implementiert wurden. Falls kundeneigene Programme eingebunden werden sollen, muss dies nachgeholt werden. Neben der HR Workbench-Integration wird eine Abrechnungsprotokollablage ausgeliefert, welche die Fehler- und Warnmeldungen der Abrechnung in einer transparenten Tabelle abspeichert. Daher kann der Abrechnungsadministrator im PayrolControlCenter die aktuellen Abrechnungsfehler und -warnungen zusammengefasst im Protokoll sehen.
Wurde ein Abrechnungsschritt nicht erfolgreich durchlaufen oder benötigen Sie weitere Informationen eines Ansprechpartners für diesen Schritt, wie der Systemadministration, kann für jeden einzelnen Prozessschritt die Ansprechpartner hinterlegt werden. Diese Ansicht enthält unter anderem die Position, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und – sofern hinterlegt und gewünscht – ein Bild des Ansprechpartners.
Überwachung von Fehlern und Bestimmung von Kennzahlen aus der Abrechnung
Durch das PayrollControlCenter ist es möglich, kundeneigene Leistungskennzahlen (KPI) zu definieren und nach der Abrechnung anzuzeigen. Dies beschränkt sich nicht nur auf die Anzahl der Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen oder Neueinstellungen. Es können auch Vergleiche einer Lohnart zur vergangenen Periode oder Gesamtbeträge, wie die Gesamtleistung einer freiwilligen Arbeitgeberleistung, angezeigt werden.
Plausibilitätsprüfungen, die die Abrechnung betreffen, können programmseitig abgebildet und ausgeführt werden. Zwei Beispiele für Plausibilitätsprüfungen könnten die Prüfung auf die Existenz der Lohnart /561 (Forderung) und die Prüfung auf abgelehnte Mitarbeiter aus der Abrechnung sein. Das Ergebnis, die gefundenen Fehler, können danach Sachbearbeitern zugewiesen werden. Jeder gefundene Fehler kann durch eine weitere Oberfläche durch die Sachbearbeiter eingesehen und bearbeitet werden.
Seit dem Feature Pack 4 wurde ein umfangreiches Fehlermanagement integriert. Hier wird Ihnen ein Überblick über die Fehlerfälle gegeben und was unter anderem die Fehlerlösung sein könnte. Aus dieser Ansicht heraus ist es unter anderem auch möglich, direkt in die webbasierte Infotyppflege zu verzweigen und die Änderungen direkt durchzuführen, ohne sich im SAP GUI anzumelden.
Eine beliebig konfigurierbare Ansicht bietet den Sachbearbeitern die Informationsgewinnung zu einem Fehler auf einen Blick. In dieser Detailsicht kann der Entgeltnachweis, nötige Informationen aus Infotypen und andere relevanten Informationen angezeigt werden.
Nachdem die entsprechenden Infotypen geändert wurden, es ist möglich die Prüfung für einzelne Personalnummern zu wiederholen. Dies stellt sicher, ob der Fehler wirklich beseitigt wurde. Sollte der gefundene Fehler ohne Infotypänderungen fachlich in Ordnung sein, kann der Fehler auch einfach bestätigt werden.
Konfiguration vor Einsatz erforderlich
Um das PCC einsetzen zu können, muss über die Erfüllung der o. g. technischen Voraussetzung eine Konfiguration erfolgen. Darüber hinaus ist es regelmäßig notwendig, Plausibilitätsprüfungen über Programmcode zu realisieren.
Haben Sie Fragen zu den Einsatzmöglichkeiten oder zur Konfiguration? Sprechen Sie uns gerne an.
