Wir bei der iProCon haben ja schon eine Vielzahl von AddOns für Concur erstellt. Wir verbessern damit die Integration zwischen Concur und den SAP Backend Systemen für Spezialprozesse. Unser neuestes AddOn verbessert den Prozess der Behandlung von Kreditkartentransaktionen. Es wurde in Zusammenarbeit mit AirPlus erstellt. Wir erweitern dazu den Importprozess der AirPlus LARS-Datei im SAP Finance.
Die Kreditkartentransaktionen in der LARS-Datei werden dann analog der AirPlus-Rechnung direkt in den Aufwand gebucht, sodass die Vorsteuer gemäß der AirPlus-Rechnung geltend gemacht werden kann.
Nach dem Import der LARS-Datei werden die einzelnen Kreditkartentransaktionen gefiltert und aggregiert. So werden beispielsweise die 5 Kreditkartentransaktionen einer Zugfahrt mit Hin- und Rückfahrt nebst zugehörigen Reservierungen und Servicegebühr zu nur einem einziger Beleg für den Mitarbeiter zusammengefasst. Ihm wird der entsprechende Beleg als e-Beleg in Concur bereitgestellt. Der e-Beleg ist zusätzlich um weitere Kontextinformationen wie Reisedatum und Reisestrecke angereichert und ersetzt damit den CDF3-Kreditkartenfeed in Concur. Der Mitarbeiter sollte so in Concur sehr einfach die Zuordnung zur richtigen Reise vornehmen können.
Bei der Buchung des Expense Reports im SAP Finance mittels nativer Integration greift dann eine weitere Komponente unseres AddOns. Der e-Beleg wird in die einzelnen Transaktionen aus der LARS-Datei expandiert. Dabei kann auch die Steuerinformation aus der LARS-Datei mit übernommen werden. Erzeugt wird mit der Buchung eine Umbuchung auf das korrekte Sachkonto zusammen mit der korrekten Kontierung. Im SAP Finance sind dann alle Daten einer Kreditkartentransaktion vorhanden. Es ist bekannt,
- wann der e-Beleg dem Mitarbeiter zugestellt wurde,
- wann das Reisedatum war und
- ob der e-Beleg bereits mit einem Expense Report gebucht worden ist.
Basierend auf diesen Informationen können eMail Erinnerungen an die Mitarbeiter versendet werden, wenn nach erfolgter Reise die entsprechende Abrechnung noch nicht durchgeführt worden ist.
Fazit:
- Zusammenfassend kann man also sagen, dass durch unser neues AddOn die Verbuchung der AirPlus-Rechnung in der Finanzbuchhaltung gleich in den Aufwand erfolgt und somit der Vorsteuerabzug gemäß AirPlus-Rechnung umgehend vorgenommen werden kann.
- Der Mitarbeiter erhält in Concur e-Belege, die mehrere Kreditkartentransaktionen aggregieren und gleichzeitig mehr Kontextinformationen enthalten.
- Eine Steueraufschlüsselung durch den Mitarbeiter ist für die e-Belege in Concur nicht mehr nötig, d.h. der Prozess der Reisekostenabrechnung wird für den Mitarbeiter in Bezug auf die Kreditkartentransaktionen erheblich vereinfacht.