Reisekostenreform 2014 – Was ist zu tun?

Die Änderungen im Reisemanagement bzgl. der Reform des Reisekostenrechts zum 1.1.14 sind mit SupportPackage 20 (ab 16.12.2013) verfügbar.
Ich habe die entsprechenden Hinweise vorab in unserem System manuell eingespielt. Folgende Tabellen sind von Änderungen betroffen:

• V_T706O – Reiseländer / Regionen (neues Reiseland PW – Palau)
• V_T706U – Unterkunftspauschalen
• V_T706V – Verpflegungspauschalen
• V_T706B2 – Vorschlag / Höchstbeträge für HINA = 3,00, HINF = 1,63, HINM = 3,00 EUR (neue Sachbezugswerte für unentgeltl. Mahlzeiten ohne Verpflegungspauschale)
• V_T706F – Fahrtkostenpauschalen (keine Mitfahrerpauschale mehr ab 1.1.14)
• V_T706A – Abzugswerte (20 % für Frühstück, 40 % für Mittag und Abendessen)

Diese Tabellen müssen Sie ggf. gegen den 000er Mandant abgleichen. Zum automatischen Einlesen der Reisekostenpauschalen können Sie auch die Transaktion PRUL verwenden. Dafür müssen Sie vorab die Dateien bei der SAP herunterladen. Die zip-Datei finden Sie im Hinweis 1890802 (enthält alle Tabellen außer T706F).

Was ist noch zu tun?

Sie benötigen ab 1.1.14 neue Belege für „Transportmittel mit Unterkunft„. Diese Spesenarten werden benötigt, wenn der Mitarbeiter die Nacht am Anreisetag im Flugzeug oder in der Bahn verbringt und erst ab dem nächsten Tag einen Hotelbeleg hat. Andernfalls erhält er für den Anreisetag keine Verpflegungspauschale. Legen Sie die neuen Spesenarten für Bahn / Flug im Tabellenview V_T706B1 durch Verwendung / Kopie der neuen Spesenart BAHU an. Details dazu finden Sie in Hinweis 1946694.
Den neuen Spesenarten sind anschließend Lohnarten zuordnen. In der Einzelfeldsteuerung für diese Spesenarten müssen Sie das Von- und Bis-Datum als Mussfeld einrichten und die restlichen Felder ausblenden. ACHTUNG! Gemäß Hinweis 1946694 muss an der neuen Spesenart in dem Feld „Vergleichsrechnung“ der Wert „spezielle Spesenart für Transportbeleg inkl. Übernachtung“ gepflegt werden. Dieses Feld ist aber nur für öD-Reiseregelungsvarianten eingeblendet (im Dynpro wird das Branchenkennzeichen aus dem Expertenview abgefragt). Um das Feld pflegen zu können, müssen Sie also entweder eine OSS-Meldung aufgeben und abwarten, oder das Branchenkennzeichen im Expertenview kurz umsetzen (Abre. öD, Feld 1) oder die Pflege per SE16N vornehmen.

Werden bei Ihnen bereits Sachbezüge in die Payroll übermittelt? Ansonsten müssen Sie noch die Sachbezugsspesenarten mit entsprechenden* Lohnarten verknüpfen und die Integration per Schema DREI aktivieren.

* Dabei kann der AG wählen, ob der Sachbezug vom MA zu versteuern ist oder ob der AG diesen Betrag mit 25 % pauschal versteuert.

Für den Test

Legen Sie eine mehrtägige Reise mit Beginn in 2014 an, markieren Sie einige Abzugshäkchen für unentgeltlich erhaltene Mahlzeiten, erfassen Sie einen Hotelbeleg und prüfen Sie die Erstattungsbeträge. Der Mitarbeiter sollte für den Anreise- und Abreisetag 12 Euro erhalten und für volle Tage 24 Euro. Für ein Frühstück wird die Verpflegungspauschale um 20 % der vollen eintägigen Verpflegungspauschale (20 % von 24 = 4,80 Euro) gekürzt, für Mittag- und Abendessen um 40% der Verpflegungspauschale (= 9,60 Euro).

Achtung! Die 12 Euro für den Anreisetag erhält der MA nur, wenn er einen Übernachtungsbeleg (Hotelbeleg oder Transportmittel mit Unterkunft) erfasst hat.

Legen Sie eine weitere Reise an und deaktiveren Sie das Häkchen bei Verpflegungspauschale. Erfassen Sie Sachbezüge für Frühstück, Mittag, Abendessen. Diese Werte sollten ab 1.1.14 in die Gehaltsabrechnung zur Versteuerung einfließen.

Ihre To-Dos in Kürze

1. Spielen Sie entweder das entspr. SP (erst ab 16.12. verfügbar) ein oder bauen Sie folgende Hinweise vorab manuell ein:

• 1890802
• 1946694 (mit manueller Nacharbeit)
• 1949343
• 1949944
• 1950785
• 1946781

Beachten Sie auf jeden Fall den Sammelhinweis der SAP 1902231, der regelmäßig um neue Informationen erweitert wird.

2. Prüfen Sie die folgenden Tabellen:

• V_T706O
• V_T706U
• V_T706V
• V_T706B2
• V_T706F
• V_T706A

3. Richten Sie ggf. neue Spesenarten für Transportmittel mit Unterkunft ein.

4. Testen nicht vergessen.