Wird bei Ihnen auch die Anzahl von Personalbereichen und -teilbereichen sowie von Mitarbeitergruppen und -kreisen immer größer? Wenn Sie in Ihrem Unternehmen SAP HCM seit vielen Jahren einsetzen, kennen Sie das Problem sicherlich nur zu gut. Erst recht, wenn Ihr Unternehmen in vielen Ländern aktiv ist. Für die Anwender wird es immer schwieriger, die wirklich aktiven Einträge zu kennen und die richtigen im Rahmen der Stammdatenpflege auszuzwählen. Ursache ist, dass diese Objekte über keinerlei Gültigkeitszeiträume oder Zeitabhängigkeiten verfügen.
Dies ändert sich nun endlich. Die SAP hat mit dem Hinweis 1883014 – Gültigkeitszeitraum von HR-Objekten am 14.11.2013 eine Lösung veröffentlicht, mit der es möglich ist, die F4-Wertehilfe für die Maßnahmen (Transaktion PA40) sowie die Infotypen 0001, 1008 und 1013 auf die aktiven o. g. Objekte zu beschränken. Dabei werden den Objekten Gültigkeitszeiträume zugewiesen und diese werden in den F4-Wertehilfen berücksichtigt. Die Funktionalität ist ab dem Enhancement Package 4 verfügbar.
Bitte beachten Sie, dass die Funktionalität NUR über Support Package bereitgestellt wird und nicht per Hinweis einspielbar ist.
Wir beschreiben nachfolgend das Verfahren zur Aktivierung der neuen Funktionalität:
- in der Systemtabelle T77S0 steht nach Einspielung des relevanten SPs der Schalter ADMIN DELIM zur Verfügung (dieser muss die Ausprägung X erhalten, siehe Abbildung 1).
- Sobald Sie danach eine F4-Hilfe in der Transaktion PA40 oder in den o. g. Infotypen öffnen, sollten Sie die Gültigkeitszeiträume der Objekte sichtbar sein (siehe Abbildung 2).
- Nehmen wir nun an, wir wollen für den Personalbereich 1000 einen neuen Personalteilbereich Saarbrücken ab dem 01.01.2014 anlegen.
- Dazu kopieren wir zuerst wie gewohnt den neuen Personalbereich von einem vorhandenen.
- Dann stehen im Einführungsleitfaden (Transaktion SPRO) unter Unternehmenstruktur – Zuordnung – Personalwirtschaft – Gültigkeitszeitraum für organisatorische Zuordnungen (siehe Abbildung 3) die relevanten Aktivitäten zur Verfügung.
- Die Aktivität Schalter für Gültigkeitszeitraum aktivieren entspricht der oben bereits dargestellten Aktivierung der Funktionalität über den Schalter ADMIN DELIM in der Systemtabelle T77S0. In unserem Fall wählen wir nun die Aktivität Gültigkeitszeitraum für Personalteilbereich definieren
- Dort fügen wir unseren Personalteilbereich Saarbrücken (mit der ID 0003) ein und setzen den Gültigkeitszeitraum vom 01.01.2014 – 31.12.9999 (siehe Abbildung 4)
- Nun steht der neue Personalteilbereich in der Anwendung zur Verfügung (siehe Abbildung 5).
Angeboten wird der neue Personalteilbereich in der F4-Wertehilfe immer dann, wenn das Beginndatum des Infotypsatzes mindestens dem tiefsten Gültigkeitstag des Personalteilbereiches entspricht.
Dieses Vorgehen kann gleichermaßen auf Personalbereiche, Mitarbeitergruppen und -kreise angewendet werden. Wir sind der Auffassung, dass diese Funktionalität, die in der Community immer wieder gegenüber der SAP gefordert wurde, einen guten Beitrag zur Effizienzsteigerung bei der Stammdatenpflege leisten kann. Insbesondere wird die Einführung der Gültigkeitszeiträume zu weniger Frustration in der Anwendung ob der nicht endenden Liste mit Personalbereichen, -teilbereichen, Mitarbeitergruppen und -kreisen und auch zu höherer Datenqualität führen. Wir empfehlen allen Kunden, die Funktionalität zu aktivieren und zu nutzen, um den Anwendern nur die wirklich benötigten Einträge in den F4-Wertehilfen bereitzustellen. Insbesondere für größere Unternehmen oder solche mit erheblicher Dynamik in der Gründung von neuen Gesellschaften ist diese Funktionalität von großem Wert.
Es gibt noch einige weitere Punkte, die Sie beim Einsatz der neuen Funktionalität berücksichtigen müssen:
- Nur für Wertehilfen:
Die neue Funktionalität wirkt sich „nur“ auf die Wertehilfen, nicht aber auf das zugrunde liegende Customizing der Objektdefinition aus, d. h. die genannten organisatorischen Objekte sind NICHT vollständig zeitabhängig. Lediglich in den meistgenutzten Oberflächen werden „gefilterte“ Wertehilfen bereitgestellt. So ist z. B. nicht möglich, im Zeitverlauf die Texte der Objekte zu ändern, wie Sie das z. B. für Organisationseinheiten aus dem Organisationsmanagement kennen. Es wäre also nicht möglich, aus dem neuen Personalteilbereich Saarbrücken mit Wirkung vom 01.01.2015 den Personalteilbereich Saarland zu machen. - Warnmeldung bei vorzeitigem Gültigkeitsende:
Das System stellt bei neuen organisatorischen Zuordnungen grundsätzlich automatisch sicher, dass das Endedatum der 31.12.9999 ist. Insofern muss nur sichergestellt werden, dass die organisatorischen Objekte zum Beginndatum der organisatorischen Zuordnung gültig sind, nicht aber zum Endedatum (=31.12.9999). Sofern ein organisatorisches Objekt nicht bis zum Ende gültig ist, erfolgt eine Warnmeldung (siehe Abbildung 6). Die Zuordnung muss nach Ablaufen des Gültigkeitszeitraums dann wieder zu einem gültigen Objekt erfolgen.
- Checkreport für Konsistenz im IT 1:
Der Report RP_PAD_CHECK_ORG_ASSIGN zeigt auf, für welche Mitarbeiter neue Zuordnungen im Infotypen 1 erforderlich sind, weil die organisatorischen Objekte nicht mehr gültig sind.
- Nur für aktive Mitarbeiter:
Es macht keinen Sinn, die Zuordnungen im Infotypen 1 für ausgetretene Mitarbeiter auf Basis der neuen Funktionalität anzupassen. Deswegen sind die entsprechenden Prüfungen auf die Gültigkeiten NICHT für ausgetretene Mitarbeiter wirksam.
Abschließend einige technische Hinweise:
- Wie bereits erwähnt, kann der o. g. Hinweis NICHT mit der Transaktion SNOTE in Ihr System eingespielt werden. Die Funktionalität wird mit dem Support Package SAPK-60467INSAPHRRXX ausgeliefert.
- Es wird empfohlen, die Hinweise 1882986, 1881595 und 1882972 im Anschluss an die Einspielung des genannten Support Packages zu implementieren. Die ersten beiden Hinweise sind im Support Package zwar enthalten, aber Hinweis 1882972 muss separat eingespielt werden, um einen Fehler in der Dokumentation zu beseitigen.
- Um einen Fehler in der Transaktion PA40 (Personalmaßnahmen) zu beseitigen, muss der Hinweis 1949191 ebenfalls separat eingespielt werden.
Viel mehr solcher Tipps erhalten Sie auch im Rahmen der iProConference, der Konferenz für Unternehmen, die SAP HCM anwenden. Die Konferenz findet statt am 18. und 19. März 2014 im Linder Park-Hotel Hagenbeck in Hamburg. Das Programm finden Sie hier. Melden Sie sich umgehend hier an. Die Teilnehmerzahl ist begrenzt.
