Reporting ist zumeist nicht direkt geschäftskritisch, aber gleichwohl wichtig, nicht nur für das tägliche operative Geschäft, sondern auch für taktische und strategische Auswertungen und Maßnahmen. Es hilft, Unternehmensziele auf den Prüfstand zu stellen und strategische Entscheidungen zu treffen. Niemand möchte dutzende von Excel Sheets sortieren, um Informationen aus unterschiedlichen Systemen richtig zuzordnen, die dazu noch korrekt und aktuell sein müssen. Jeder Manager wünscht sich einfache, anschauliche und informative Reports, die einfach zu verstehen und belastbar sind. Immerhin sind viele der internen Reports das Fundament für Entscheidungen. Dabei helfen klare Reportingdefinition, die dem Nutzer vermitteln, welche Ergebnisse er erwarten kann und wie er sie richtig interpretiert.
SuccessFactors (SF) bietet umfangreichen vordefinierten Inhalt und bietet eine Reihe nützlicher Funktionen. Das beginnt bei Fragenkatalogen für Bewerber in Recruiting Management bis hin zu Textbausteinen für Ziele in Performance & Goals. Beliebt sind die 2.000 Standard Metriken aus dem speziellen Reportingmodul Workforce Analytics (WFA), die der Kunde bei Subskription des Moduls nutzen kann. Zudem kann man mit WFA in SF ein echtes Benchmarking durchführen (d. h. die anonyme Durchführung von Vergleichen bestimmter Kennzahlen mit Wettbewerbern), kritische Prozesse monitoren und Businesstreiber identifizieren. Für viele Kunden sind die Masse an Reports, Zahlen und Key Performance Indicator (KPI) aber sehr herausfordernd.
Reporting aus der HR Perspektive
Viele Personalleiter werden berechtigt fragen: „Wozu brauche ich 2.000 Metriken?“. Viele der Unternehmen haben Unternehmensziele, die sie auch auf den Bereich Human Resources herunterbrechen, wenn es denn möglich ist und Sinn macht. Anforderungen an abgeleitete Reports sind in der Regel: einfach, leicht und schnell zu verstehen. SuccessFactors bietet Standard Reports und unterschiedliche Tools, um diese Ziele zu realisieren. Als Kunde gilt es, diese Tools zu kennen und den größtmöglichen Nutzen daraus zu ziehen, da jedes dieser Reportingtools Vor- und Nachteile mit sich bringt.
Es gibt zum Humankapital mehr zu reporten, als man im ersten Moment denkt. Mitarbeiter und Manager wollen alle möglichen Informationen. Dazu kommen wöchentliche und monatliche Reports ans Management und ad-hoc Anfragen von unterschiedlichen Mitarbeitern verschiedener Ebenen. Diesen Anforderungen gerecht zu werden ist nicht immer leicht. Oft endet es damit, unterschiedliche Reports in Excel oder Powerpoint zusammenzustellen. Auch in den IT-Bereichen verfügt zumeist nicht über ausreichend Ressourcen, um neue Reports zu erstellen. Somit bleibt diese Aktivität letztlich dem HR-Bereich überlassen.
In diesem Artikel stelle ich Ihnen die Tools zum Erstellen von Reports in SuccessFactors vor, damit Sie wissen, welche Möglichkeiten es gibt und wann Sie welches Tool einsetzen können.
Reporting in SuccessFactors – Der Vergleich
SuccessFactors bietet verschiedene Reporting Optionen und Tools, die je nach Zweck und Anforderung verwendet werden können. Auf Grundlage von unterschiedlichen Projekten und Erfahrungen im Reporting Bereich haben wir die unterschiedlichen Features und Tools in die Kategorie Visualisierung und Flexibilität eingeordnet (siehe Abb. 1). Dabei haben wir auch die durchschnittlichen Gesamtkosten pro Report berücksichtigt. Diese variieren natürlich je nach Anforderung und Komplexität des Reports. Auch SuccessFactors verfügt nicht über genau DIE eine Lösung um jedes Problem zu lösen. So hat jedes Reporting Tool Vor- und Nachteile.
Abb. 1: Overview of HR Reporting in SuccessFactors © by iProCon Ltd.
Standard & Ad Hoc Reporting
Basis und verfügbar mit jedem Modul ist die SuccessFactors Plattform. Die SF-Plattform enthält zum Beispiel das People Profile, Organigramm und Reporting. Im Reporting gibt es zum einen das so genannte Ad-Hoc-Reporting und zum anderen das Report Center mit Standard Reports. Die Standard Reports funktionieren sehr gut, wenn man sich an die Standardimplementierung hält. Sollte man allerdings Standardfelder nicht oder zu einem anderen Zweck nutzen, dann wird der Report nicht funktionieren, und es gibt keine Möglichkeit, diese Standardreports zu ändern.
Mithilfe von Ad-Hoc-Reports (siehe Abb. 2) können Sie eigene Reports und Listen für das jeweilige Modul (im Reporting auch als Domain bekannt) erstellen. Das Reportingtool ist einfach zu bedienen, aber nicht sehr flexibel und eignet sich nicht für komplexe Abfragen oder Berechnungen. Immerhin kann man in den Reports einfache Filter sowie Sortierungen nutzen. Oft dienen Ad Hoc Reports für schnelle Abfragen, Prüfungen oder zur Weiterverarbeitung in Excel.
Abb. 2: Ad Hoc Reporting in SuccessFactors
Der YouCalc Dashboard Builder
SuccessFactors liefert auch einige YouCalc Dashboards. Die meisten sind für die Module Performance & Goals und Compensation. Die YouCalc Dashboards fallen vor allem durch ihr ansprechendes Design auf und können in der Dashboard-Übersicht und auf der Startseite eingebunden werden. Einfache Dashboards können in SuccessFactors erstellt werden. Diese sind leider wie die Ad Hoc Reports etwas unflexibel. Komplexe Reports oder Dashboards werden mit dem externen Tool „YouCalc Dashboard Builder“ erstellt. Der „YouCalc Dashboard Builder“ wurde vor ein paar Jahren von SAP gekauft und findet Verwendung an den unterschiedlichsten Stellen in SuccessFactors (Recruiting Übersicht, Compensation Dashboard im Mitarbeiterprofil und weitere).
Wirklich gutes und detailliertes Expertenwissen ist auf dem Markt derzeit noch schwer zu finden. Das liegt wohl daran, dass das Tool nur von SAP SF-Partnern heruntergeladen werden kann. Aufgrund dessen wissen viele SuccessFactors Kunden leider nicht, wie mächtig, flexibel und nützlich YouCalc Dashboards sein können.
YouCalc Deep Dive – Unser Recruiting Dashboard
Wie schon erwähnt, ist der YouCalc Dashboard Builder ein wirklich starkes Reportingtool. Gerade die im täglichen Reporting sehr geschätzte Drilldown-Funktionalität macht die KPI-Dashboards wertvoll. Da der Report auf Ad Hoc Reports basiert, sind komplexe Reports sehr zeitaufwendig in der Erstellung. Zudem unterscheiden sich die KPI Dashboards von Kunde zu Kunde aufgrund der Konfiguration der Kundensysteme . Aber man kann bereits mit den Basics (Standardfeldern) interessante Dashboards bauen.
Ein Beispiel ist unser Recruiting Dashboard (siehe Abb. 3). In diesem Dashboard nutzen wir nur Standardfelder, um einige KPI’s für Recruiter oder HR Manager zu ermitteln. Dabei ist die visuell ansprechende Übersicht ein wesentlicher Faktor.
Daraus resultieren vier Metriken mit Kennzahlen zu Bewerbern:
- Bewerber nach Top 10 Städten
- Bewerber nach Geschlecht
- Interne & Externe Bewerber und
- Bewerberquellen
Sowie sechs Metriken mit Kennzahlen für Recruiter:
- Bewerber nach Top 10 Stellenausschreibungen
- Bewerber pro Recruiter
- Top 10 AVG Zeit zur Besetzung
- Top 10 AVG Alter der Stellenausschreibung
- Top 10 AVG Zeit zur Einstellung
- Erfolgreich eingestellt.
Abb. 3: iProCon Recruiting Dashboard für SuccessFactors © by iProCon Ltd.
Ad Hoc Reports mit BIRT Templates
BIRT (Business Intelligence and Reporting Tool) ist normalerweise ein Open Source Projekt und Add-On für Eclipse. In SuccessFactors können Ad Hoc Reports adaptiert und visuell aufbereitet werden (siehe Abb. 4). Mit den BIRT Templates können auch komplexere Pivots und Charts dargestellt werden. Die Datengrundlage bleibt aber ein Ad Hoc Report. Zur Erstellung wird ein Ad Hoc Report exportiert und in BIRT importiert. Dort können dann alle Funktionen und Optionen von BIRT ausgeschöpft werden.
Ist der Report fertig, wird nur das Report-Template exportiert und in SuccessFactors für den entsprechenden Report hochgeladen. Statt der üblichen Standard Ad Hoc Report Anzeige sieht man nun den Report in dem BIRT Design. Je nachdem, welches Modul oder welche Lizenz man von SuccessFactors erworben hat, ist das Tool kostenfrei nutzbar (muss aber freigeschaltet werden). Dazu sollten Sie Ihren Sales Manager von SF kontaktieren.
Abb. 4: Beispiel eines BIRT Templates für Ad Hoc Reports in SuccessFactors © by iProCon Ltd.
Advanced Reporting & Online Report Designer
Eine weitere Möglichkeit in SuccessFactors ist der Online Report Designer (ORD) (siehe Abb. 5). Der ORD bietet die Optionen und Funktionen, die man im Ad Hoc Reporting vermisst. Zudem sind Reports auch anschaulicher und können in SuccessFactors geplant und per E-Mail verschickt werden. Das Tool ist nach der Aktivierung im Provisioning verfügbar und per Self-Service nutzbar. Die Bedienung vom Online Report Designer ist einfach, nicht technisch und kann von jedem Nutzer mit den entsprechenden Berechtigungen benutzt werden.
Trotz allem ist es nicht immer so flexibel wie ein externes Tool und hat auch nicht alle Funktionen von Workforce Analytics zur Verfügung (mehr zu diesem SuccessFactors Modul später). Wenn das Modul Employee Central implementiert ist, dann sprechen wir auch vom Advanced Reporting im ORD. Das basiert auf einem unterschiedlichen Online Data Storage (ODS) und kann über Meta Data Framework (MDF) Objekte berichten. Auch effective dated Informationen und mehrere Dimensionen (gleichzusetzen mit Datenbank-Schemata) können in ORD Reports genutzt werden. Im Advanced Reporting sind auch einige Standard Reports und Legal Reports für unterschiedliche Länder verfügbar. Je nach Implementierung müssen diese ggf. angepasst werden.
Abb. 5: Online Report Designer (ORD) in SuccessFactors © by iProCon Ltd.
Workforce Analytics Module (WFA)
Im Jahr 2010 hat SuccessFactors Infohrm, das erste Cloud basierte HR Analytics Tool aus Australien, gekauft und damit seine HR Business Suite erweitert. Das Tool (siehe Abb.6) prahlt mit über 2.000 Standard Metriken, auf die wir in der Einleitung schon eingegangen sind. Workforce Analytics bietet die Einbindung von Daten aus Fremdquellen, Headlines (nicht zu verwechseln mit YouCalc Dashboards), KPI Dashboards und – unter bestimmten Voraussetzungen – Benchmarks an. Es ist durchaus mächtig und der Rolls Royce unter den Reporting Tools in SuccessFactors.
Das Tool lohnt sich für Kunden, die ihr Business Warehouse (BW) anbinden wollen oder stark datengetriebene Entscheidungen treffen. Durch ansprechende Charts und eine Art Fragestellung-Reporting kann man viel aus den im System vorhandenen Daten erfahren und diese als Entscheidungsunterstützung verwenden. Man kann sich aber auch in der Zahlen- und Datenflut verlieren und den Blick fürs Wesentliche verlieren. Je nach Anforderungen können auch die anderen Repoting Tools in SF helfen. Ansonsten ist WFA durchaus eine attraktive, aber auch kostspielige Möglichkeit, mehr aus seinem System zu gewinnen.
Abb. 6: Workforce Analytics in SuccessFactors
Warum Reporting in SF so verwirrend ist
Reporting ist sehr gefragt bei SuccessFactors-Kunden. Leider gibt es viele unterschiedliche Tools in SuccessFactors, um Reports zu erstellen. So wird in Verkaufsgesprächen gerne auf das SF Module Workforce Analytics & Planning verwiesen, vielleicht auch auf das Plattform und Standard Reporting mit dem Ad Hoc Builder. Aber von BIRT Templates hört und sieht man sehr selten etwas.
YouCalc Dashboards sieht man unter anderem weniger, weil es nur für Partner zur Verfügung steht und es noch nicht sehr viele Experten in dem Bereich gibt. Der Online Report Designer wird dagegen immer beliebter. Es bleibt aber eine Herausforderung, weil die Usability, Performance und Stabilität des Tools noch verbesserungswürdig sind. Es erfordert auch Training und Geduld, einen komplexeren Report im Online Report Designer zu bauen.
Zum Ende hin bleibt einfach nur einzugestehen, dass fünf Reporting Tools in einem System einfach zu viel sind. Abgesehen davon ist zu erwähnen, dass es noch weitere Reporting verwandte Themen wie Pixel Perfect Reports, Scorecards und so weiter gibt. Verständlicherweise verliert man bei all den Reportingmöglichkeiten irgendwann den Überblick.
Sie erhalten hier eine exklusive Auflistung und Vergleich der oben genannten Reporting Tools die in SuccessFactors verwendet werden. Diese beruhen auf Erfahrungswerten und unseren Recherchen. Für Ad Hoc Reports mit und ohne BIRT Template, YouCalc Dashboards und den Online Report Designer kann ich eine Reportgeschwindigkeit im Sekundenbereich bestätigen. Diese ist natürlich von der Komplexität des Reports abhängig. Leider fehlen mir die Erfahrungswerte bei Kunden für das Workforce Analytics Modul (In Demos läuft es grundsätzlich sehr flüssig).
Fazit
Reporting war nie einfach! Mit SuccessFactors bekommt man viele Tools, Optionen und Funktionen an die Hand. Aber auch SuccessFactors hat den goldenen Gral nicht gefunden. Je nach Anforderungen passt immer das eine oder andere Reporting Tool besser. Jedes der Tools hat seine Vor- und Nachteile, die man kennen und nutzen sollte. Einige Reporting Tools können out of the box verwendet werden, andere erfordern Training, können nur von Partnern realisiert werden oder kosten viel Geld.
Wichtig ist vor allem, seine Reporting Anforderungen zu kennen, klar zu formulieren und die entsprechenden Möglichkeiten im System zu prüfen. Wie auch bei anderen Modulen in SuccessFactors, wird an neuen Reporting Features getüftelt, Bugs gefixt und vorhandene Tools weiterentwickelt. In der Pipeline ist z.B. das Reporting Central, was Anwendern Erstellung und Handhabung von Reports in SF erleichtern soll. Bis dahin wird aber noch etwas Zeit vergehen. Unternehmen werden weiterhin die beste Lösung für ihre Reports suchen.
Mehr HR Reporting und Analytics in SuccessFactors
Alle der genannten SuccessFactors Reporting Möglichkeiten (außer WFA – Stand März 2016) habe ich bereits im Detail in unserem englischen Blog dargestellt. Wenn Sie Interesse haben, können Sie dort gerne weiterlesen.
- HR Reporting and Analytics in SuccessFactors – Part 1
- Standard & Ad Hoc Reporting in SuccessFactors – Part 2
- Visual Reporting with Dashboard 2.0 Reports in SuccessFactors – Part 3
- Visual Reporting with BIRT Templates in SuccessFactors – Part 4
- Advanced Reporting & Online Report Designer in SuccessFactors – Part 5
- Workforce Analytics Module in SuccessFatorcs – Part 6
Autor:
Chris Wilpert ist HCM / SuccessFactors Consultant bei der iProCon Ltd. in London. Er ist Hauptverantwortlich für die Module Employee Central, Recruiting Management und Reporting in SuccessFactors.
E-Mail: c.wilpert@iprocon.com
Linkedin: www.linkedin.com/in/chriswilpert
