Das SAP Veranstaltungsmanagement im Standard bietet vielen Kunden nur unzureichende Möglichkeiten, ihre Anforderungen zur effizienten Abwicklung der administrativen Prozesse in der Weiterbildung abzubilden. Die Learning Solution (LSO) bietet zwar mehr Möglichkeiten, ist aber zum mit additiven Lizenzkosten behaftet und gerade im Bereich pragmatischer Administrationsprozesse für das Back-Office gibt es auch dort wenig neues. Daher möchten wir Ihnen an dieser Stelle eine pragmatische Lösung für die Administration von Veranstaltungsteilnahmen mit einem kundenspezifisch zu implementierenden Werkzeug vorstellen. Die Erweiterung baut auf dem SAP Standard ohne Modifikationen auf und ist mit geringem Aufwand implementierbar – Veranstaltungsmanagement pragmatisch eben.
Die Anforderung
Vor der Einführung des SAP Veranstaltungsmanagements wurden Teilnahmen auf Basis von Excel-Listen verwaltet. Hier konnten nach Belieben Informationen erfasst werden, wie beispielsweise das Vorliegen einer Teilnahmebestätigung durch den Veranstalter oder auch die Durchführung einer internen Erfolgskontrolle durch den Vorgesetzten. Verständlicherweise wurden diese Erwartungen auch an die Umsetzung des Veranstaltungsmanagements in SAP gestellt.Dort sind diese Informationen aber – wenn überhaupt – nur sehr umständlich erfassbar.
Die Umsetzung
Um der Fachabteilung auch weiterhin die Möglichkeit zu bieten, Aktivitäten rund um Veranstaltungsteilnahmen in gewohnt einfacher Weise nachzuverfolgen, haben wir den SAP VM Standard um ein kundeneigenes Programm erweitert, welches zusätzliche Informationen zu Veranstaltungsteilnahmen abspeichert und unter Nutzung der SAP Standardmechanismen aktualisiert. Dafür wurde ein Customer Include in der Datenbanktabelle HRPAD25 genutzt, welche Zusatzdaten zu Veranstaltungsteilnahmen beinhaltet. Damit lässt sich auf einfache Weise definieren, welche Informationen dem Fachbereiech zur Verfügung zu stellen sind.
Für die Pflege dieser Daten wurde ein Report erstellt, der die Informationen nicht nur auswertet, sondern auch die Datenpflage über einen edierbaren ALV (ABAP List Viewer) erlaubt und die Daten direkt in der Datenbanktabelle ablegt. D.h.: wie von Excel-basierten Tools gewohnt, kann man in einem Schritt auswerten und Daten erfassen, ohne zwischen einer Vielzahl von Masken hin und her wechseln zu müssen.
Die Anwender können abfragen, für welche Teilnahmen z. B. noch Teilnahmebescheinigungen, Hotelrechnungen oder Beurteilungen (die Kriterien werden kundenindividuall definiert) fehlen und im gleichen Schritttt vermerken, welche Punkte sich schon erledigt haben.
Dabei liegt der Vorteil der direkten Anbindung an den SAP Standard darin, dass sich die zusätzlichen Daten vollständig in die Standardprozesse integrieren und somit die Integrität bei Änderungen, Löschungen und auch bzgl. der Berechtigungen gewahrt bleibt..
Gerne unterstützen wir Sie, auch Ihr Veranstaltungsmanagement pragmatischer zu machen. Sprechen Sie uns gerne an.
